1. Wie verantwoordelijk is
Verantwoordelijk voor de verwerking is Afandi, Uitbreidingstraat 66, 2600 Antwerpen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0707.984.390 (btw BE 0707.984.390). Voor elke vraag over je gegevens mail je naar contact [at] afandi.be.
2. Twee soorten gegevens
Gegevens over jou als bezoeker of klant. Bijvoorbeeld je naam en e-mailadres wanneer je een account aanmaakt of het contactformulier invult. Daarvoor zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke, en daarover gaat dit beleid.
Gegevens die jij in Afandi invoert. Bijvoorbeeld je klanten, je medewerkers en je facturen. Daarvoor ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker. De afspraken daarover staan in onze algemene voorwaarden.
3. Welke gegevens we verzamelen en waarom
| Wanneer | Welke gegevens | Waarom, en op welke grond |
|---|---|---|
| Je vult het formulier “Plan een gesprek” in | Naam, bedrijf, telefoon, e-mail en wat je zelf invult over je sector en je vraag | Om je terug te bellen. Grond: je vraag om contact, voor het sluiten van een overeenkomst. |
| Je mailt of stuurt een WhatsApp-bericht | Je contactgegevens en de inhoud van je bericht | Om je te antwoorden. Grond: ons gerechtvaardigd belang om vragen te behandelen. |
| Je maakt een account aan | Naam, e-mail, telefoon, bedrijfsnaam, adres en btw-nummer | Om je account te openen en je op weg te helpen. Grond: uitvoering van de overeenkomst. |
| Je neemt een abonnement | Facturatiegegevens en betaalhistoriek | Om te factureren en onze boekhouding te voeren. Grond: overeenkomst en wettelijke verplichting. |
| Je schrijft je bedrijf in op Peppol | Je bedrijfsgegevens en een kopie van de voor- en achterkant van je identiteitskaart | Om te controleren dat je het bedrijf mag vertegenwoordigen. Na de controle wordt de kopie automatisch gewist. Grond: wettelijke verplichting en uitvoering van de overeenkomst. |
| Je bezoekt afandi.be | Welke pagina je bekijkt, op welke knop je klikt, van welke site je komt, je browser, je type toestel en je land. Geen naam, geen cookie, en je IP-adres wordt niet bewaard | Om te zien welke pagina’s gelezen worden en de site te verbeteren. Daarvoor gebruiken we Umami, een dienst voor bezoekcijfers. Grond: ons gerechtvaardigd belang. |
| Je gebruikt de app | Technische gegevens zoals IP-adres, toestel en tijdstip van aanmelden | Om de dienst te beveiligen en fouten op te sporen. Grond: ons gerechtvaardigd belang. |
4. Hoelang we gegevens bewaren
- Aanvragen via het formulier, e-mail of WhatsApp: tot je vraag is afgehandeld, en daarna hoogstens twee jaar.
- Accountgegevens: zolang je account bestaat, en nog 90 dagen daarna.
- Facturen en boekhoudkundige stukken: tien jaar, omdat de wet dat vraagt.
- De kopie van je identiteitskaart: alleen tot de controle is afgerond. Daarna wordt ze automatisch gewist.
- Technische logboeken: hoogstens twaalf maanden.
5. Met wie we gegevens delen
We verkopen geen gegevens. We delen ze alleen met partijen die ons helpen om de dienst te leveren, en alleen voor dat doel:
- een hostingbedrijf, voor de servers waarop Afandi draait, in de Europese Unie;
- een leverancier van opslag en netwerkbeveiliging;
- een dienst voor het versturen van e-mails;
- een betaaldienst, voor het innen van je abonnement;
- een toegangspunt tot het Peppol-netwerk, voor het versturen en ontvangen van e-facturen en de controle bij je inschrijving.
Met elk van hen hebben we een verwerkersovereenkomst. Wil je weten met welke bedrijven we vandaag werken? Mail naar contact [at] afandi.be en je krijgt de actuele lijst.
Zet je zelf een koppeling aan, bijvoorbeeld met je boekhoudpakket, Mollie, Ponto of je webshop, dan wisselt Afandi met die dienst de gegevens uit die voor de koppeling nodig zijn.
We geven gegevens door aan de overheid wanneer de wet ons daartoe verplicht.
6. Waar je gegevens staan
Je gegevens worden bewaard op servers in de Europese Unie. Doet een leverancier toch een beroep op een partij buiten de Europese Economische Ruimte, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Hoe we gegevens beveiligen
- Alle verbindingen zijn versleuteld.
- We maken elke dag een back-up.
- Alleen wie het nodig heeft voor ondersteuning of onderhoud, heeft toegang, en die toegang is beveiligd.
- Wachtwoorden bewaren we nooit in leesbare vorm.
8. Jouw rechten
Je mag ons vragen om:
- je gegevens in te kijken of een kopie te krijgen;
- onjuiste gegevens te verbeteren;
- je gegevens te wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bijhouden;
- de verwerking te beperken of je ertegen te verzetten;
- je gegevens over te dragen in een gangbaar formaat.
Mail daarvoor naar contact [at] afandi.be. We antwoorden binnen een maand. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen, zodat we je gegevens niet aan iemand anders bezorgen.
Ben je niet tevreden over ons antwoord, dan kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Cookies
Wat we op deze website en in de app plaatsen, lees je in ons cookiebeleid.
10. Wijzigingen
We passen dit beleid aan wanneer onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij een belangrijke wijziging brengen we onze klanten per e-mail op de hoogte.