Een werf die mooi afgewerkt is, maar niet betaald, kost je meer dan een werf die je nooit kreeg. Betaald worden begint niet bij de herinnering, maar bij de offerte. Dit zijn de zeven stappen, van de eerste afspraak tot de laatste herinnering.
1. Leg de betaling vast in de offerte
Spreek de betaling af voor je begint, niet als de factuur te laat is. Zet in je offerte:
- het voorschot bij de start, als percentage of als vast bedrag;
- de schijven: wanneer je tussentijds factureert, en waarvoor;
- de betalingstermijn van elke factuur;
- een verwijzing naar je algemene voorwaarden.
Tussen bedrijven is de wettelijke betalingstermijn dertig dagen als je niets afspreekt. Langer afspreken kan, maar nooit meer dan zestig dagen. Wat er nog op een offerte hoort, lees je in van offerte tot betaling.
2. Factureer in schijven, zodra het werk gedaan is
Wacht niet tot de slotfactuur. Factureer het voorschot bij de start en een tussentijdse factuur zodra een fase afgewerkt is. Hoe kleiner de schijf, hoe kleiner het bedrag dat openstaat als het misloopt.
In Afandi factureer je het voorschot als percentage of als vast bedrag. Afandi houdt bij wat er nog te factureren is en past de slotfactuur aan. Zo zie je per werf wat gefactureerd is en wat nog moet volgen. Werk je met een werfminimum, dan wordt een minimumbedrag per gewerkte dag automatisch aangerekend.
3. Zorg dat er niets te betwisten valt
Een klant die twijfelt, betaalt niet. Meestal gaat de discussie over meerwerk of over uren die hij niet gezien heeft. Daarom begint een vlotte betaling op de werf.
Met een digitale werkbon noteert je ploeg uren, materiaal en meerwerk op het moment zelf, met foto’s. De klant tekent af op het scherm. Komt er later discussie, dan heb je een handtekening, foto’s en een tijdstip. Uren en materiaal gaan van de werkbon mee naar de factuur, zodat er niets vergeten wordt.
Laat meerwerk dezelfde dag aftekenen.
Wat de klant op de werf goedkeurt, betwist hij later zelden. Wat pas op de slotfactuur opduikt, wel.
4. Maak betalen zo makkelijk mogelijk
Hoe minder je klant moet overtikken, hoe sneller hij betaalt.
- Gestructureerde mededeling. Afandi zet ze automatisch op elke factuur, zodat de betaling bij de juiste factuur terechtkomt.
- QR-code. Je klant scant de factuur met zijn bankapp.
- Betaalknop. Koppel je Mollie, dan staat er een betaalknop in de mail met de factuur, in de herinnering en in het klantportaal. Je klant betaalt met Bancontact, een kaart of zijn bankapp.
- Peppol. Aan Belgische btw-plichtige bedrijven verstuur je de factuur via Peppol. Dan komt ze rechtstreeks in het programma van je klant terecht, in plaats van in een mailbox.
Verstuur je volgende factuur met een betaalknop.
14 dagen gratis, zonder betaalkaart.
5. Kijk elke week wat openstaat
Kies een vast moment in de week en loop één lijst af: de openstaande facturen, gesorteerd op vervaldatum. Wie wacht tot het einde van het kwartaal, belt achter facturen van drie maanden oud.
Die lijst klopt alleen als je weet wie betaald heeft. Betaalt je klant via de betaalknop van Mollie, dan staat de factuur meteen op betaald. Met Ponto haalt Afandi de verrichtingen van je zakelijke rekening op. Staat de gestructureerde mededeling erbij, dan koppelt Afandi de betaling vanzelf aan de factuur. Anders krijg je een voorstel dat je aanvaardt. In je lijst blijft zo alleen staan wat echt nog niet betaald is.
6. Herinner op tijd, volgens de regels
Herinner meteen na de vervaldatum. Een korte, vriendelijke herinnering volstaat meestal. Welke kosten je mag aanrekenen, hangt af van wie je klant is.
Je klant is een bedrijf. Bij te late betaling heb je recht op intrest en op een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor je invorderingskosten. Daarvoor hoef je niet eerst een herinnering te sturen.
Je klant is een particulier. Bij een verbouwing of een nieuwbouw voor een gezin gelden sinds 1 september 2023 strengere regels:
- de eerste herinnering is gratis;
- na die herinnering heeft je klant minstens 14 kalenderdagen om te betalen, en in die periode mag je geen kosten of intrest aanrekenen;
- daarna is de vergoeding wettelijk begrensd. Ze hangt af van het bedrag: 20 euro voor een schuld tot 150 euro, en nooit meer dan 2.000 euro. De intrest mag niet hoger zijn dan de referentierentevoet plus acht procentpunt.
In Afandi krijgt wie te laat is automatisch een herinnering. Met de add-on Aanmaningen werk je met een aanmaningsladder met verwijlintrest. Je kijkt elke aanmaning na voor ze vertrekt.
7. Als er toch niet betaald wordt
Blijft een bedrijf een factuur schuldig die het niet betwist, dan bestaat er een procedure voor de invordering van onbetwiste geldschulden. Je advocaat laat een gerechtsdeurwaarder een betalingsbevel betekenen. Je klant heeft dan een maand om te betalen of de schuld te betwisten. Reageert hij niet, dan wordt dat vastgelegd en kan de deurwaarder de schuld invorderen, zonder dat je naar de rechtbank moet. Die procedure geldt alleen tussen ondernemingen, niet voor particulieren.
Let op de inhoudingsplicht
In de bouw moeten opdrachtgevers, aannemers en onderaannemers nagaan of hun aannemer schulden heeft bij de RSZ of de fiscus. Heeft die aannemer schulden, dan moet de opdrachtgever een deel van elke factuur inhouden en zelf doorstorten: 35% van het bedrag zonder btw voor sociale schulden en 15% voor fiscale schulden.
Dat werkt in twee richtingen:
- Heb jij schulden, dan krijg je een deel van je factuur niet uitbetaald. Houd je aangiften en betalingen bij de RSZ en de fiscus in orde.
- Betaal je een onderaannemer, kijk dan eerst op checkinhoudingsplicht.be met zijn ondernemingsnummer. Houd je niet in terwijl het moest, dan betaal je een opslag en ben je mee aansprakelijk voor zijn sociale schulden.
Twijfel je over je situatie, vraag het dan aan je boekhouder of je sociaal secretariaat. Wil je zien hoe facturatie en betalingen voor jouw werven lopen, bekijk dan de pagina voor aannemers en bouwbedrijven of plan een gesprek.
Bronnen
- FOD Economie, Onbetaalde facturen: gratis herinnering en beperkte vergoeding
- Your Europe, Betalingsachterstand
- RSZ, Artikel 30bis: inhoudingsplicht
- Lexgo, Invorderingsprocedure voor onbetwiste geldschulden
Veelgestelde vragen
Mag ik kosten aanrekenen bij de eerste herinnering aan een particulier?
Nee. De eerste herinnering aan een consument is gratis. Daarna heeft je klant minstens 14 kalenderdagen om te betalen, zonder kosten of intrest.
Wat mag ik aanrekenen als een bedrijf te laat betaalt?
Intrest en een forfaitaire vergoeding van 40 euro. Daarvoor hoef je niet eerst een herinnering te sturen.
Hoe weet ik of mijn onderaannemer schulden heeft?
Via checkinhoudingsplicht.be, met zijn ondernemingsnummer. Kijk het na op het moment dat je zijn factuur betaalt.
Ziet Afandi zelf wie betaald heeft?
Ja, als je Mollie of Ponto koppelt. Betaalt je klant via de betaalknop, dan staat de factuur meteen op betaald. Met Ponto koppelt Afandi elke overschrijving aan de juiste factuur.