Van offerte tot betaling: zo factureer je zonder gaten.

Een verkoop loopt altijd langs dezelfde weg: je doet een voorstel, de klant gaat akkoord, je levert, je factureert en je wordt betaald. Het loopt mis op de overgangen. De offerte staat in Word, het akkoord in een mail, de uren op papier en de factuur in een ander programma. Bij elke overstap tik je iets over, en bij elke overstap kan er iets wegvallen.

1. De offerte

Voor een offerte bestaat geen wettelijk verplicht model. Toch zet je er best altijd dit op, omdat een aanvaarde offerte een overeenkomst is:

• je bedrijfsgegevens en je btw-nummer, en de gegevens van de klant;
• wat je precies levert, met aantallen en eenheidsprijzen;
• het btw-tarief en het totaal, zonder en met btw;
• hoelang de offerte geldig is;
• de betalingstermijn en een eventueel voorschot;
• een verwijzing naar je algemene voorwaarden.

De geldigheidsduur vergeten kost geld.

Zonder einddatum kan een klant maanden later nog akkoord gaan met een prijs die voor jou niet meer klopt. Dertig dagen is gebruikelijk.

2. Van akkoord naar order

Zorg dat het akkoord ergens vastligt: een handtekening, een bevestigingsmail of een betaald voorschot. Maak van de offerte daarna een order zonder ze opnieuw in te tikken. Zo blijven prijzen en artikelen gelijk van begin tot einde.

Werk je op locatie, dan komt hier de planning en de werkbon bij. Verkoop je goederen, dan zijn dat de voorraad en de levering. In beide gevallen geldt hetzelfde: wat uitgevoerd of geleverd is, moet vanzelf op de factuur terechtkomen.

3. De factuur

Voor een factuur zijn de vermeldingen wel wettelijk vastgelegd. Deze staan er altijd op:

• de factuurdatum en een uniek, doorlopend factuurnummer;
• je naam, adres en btw-nummer, en die van je klant;
• de datum van de levering of de dienst, als die verschilt van de factuurdatum;
• een omschrijving van wat je leverde, met de hoeveelheid;
• de prijs zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag, per tarief;
• de reden waarom je geen btw aanrekent, als dat zo is, bijvoorbeeld “btw verlegd”.

Voor bepaalde situaties gelden extra vermeldingen, zoals bij verlegging in de bouw of bij levering naar het buitenland. Twijfel je, vraag het dan aan je boekhouder: een fout in je vermeldingen kan je klant zijn btw-aftrek kosten.

Wanneer factureer je?

Je factuur moet ten laatste de vijftiende dag van de maand na de levering of de dienst uitgereikt zijn. In de praktijk factureer je best dezelfde dag. Hoe later de factuur, hoe later het geld.

Voorschotten

Vraag je een voorschot, dan maak je daar een aparte voorschotfactuur voor. Op de eindfactuur trek je het voorschot af, zodat de klant alleen het saldo betaalt. Meer daarover in hoe meubel- en interieurzaken dat aanpakken.

4. Versturen via Peppol

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan elkaar als gestructureerde e-factuur versturen. Dat loopt via het Peppol-netwerk. Een pdf mailen volstaat tussen bedrijven niet meer.

• Bedrijven onderling (B2B): verplicht via Peppol, op enkele uitzonderingen na.
• Particulieren (B2C): geen verplichting. Een pdf of papier mag nog.
• Ontvangen: je moet ook zelf e-facturen kunnen ontvangen.

Je hebt daarvoor software nodig die op Peppol is aangesloten. In Afandi zit dat in elk pakket: je kiest de klant, en de factuur vertrekt in het juiste formaat. Hoe dat werkt, lees je op de pagina over facturatie en Peppol.

5. Opvolgen tot het betaald is

Een verstuurde factuur is nog geen geld. Drie gewoontes maken het verschil:

1. Zet een duidelijke vervaldatum op de factuur. Tussen bedrijven is de wettelijke termijn dertig dagen. Langer afspreken kan, maar nooit meer dan zestig dagen.
2. Kijk elke week naar wat openstaat. Eén lijst, gesorteerd op vervaldatum. Wie wacht tot het einde van het kwartaal, belt achter facturen van drie maanden oud.
3. Herinner meteen na de vervaldatum. Een korte, vriendelijke herinnering volstaat meestal. Bij te late betaling tussen bedrijven heb je recht op intrest en op een forfaitaire vergoeding van 40 euro.

Stuur je je facturen automatisch door naar je boekhouder, dan hoef je aan het einde van het kwartaal niets meer te verzamelen.

Veelgestelde vragen