Een zetel verkopen is makkelijk. Hem opvolgen tot hij geleverd en betaald is, is een ander verhaal. Tussen de handtekening in de toonzaal en de levering zitten weken, een leverancier, een voorschot en een camion. Bij elke stap kan je facturatie ontsporen: een voorschot dat niet van de eindfactuur gaat, een deellevering die niemand factureert, een saldo dat alleen in je hoofd zit.
1. Leg de bestelling vast op de orderregel
Je factuur is maar zo juist als de bestelling waar ze uit komt. Staan stof en maat in een schrift of in een vrij tekstveld, dan tik je ze telkens opnieuw over: voor je leverancier, op de leveringsbon en op de factuur.
Zet de gekozen stof, afmeting en uitvoering daarom op de orderregel zelf. In Afandi maak je de order meteen in de toonzaal, of zet je een offerte met één klik om in een verkooporder. Dezelfde omschrijving loopt dan mee van offerte tot leveringsbon. Verkoop je meubels in modules en stoffen naar keuze, dan stel je het product met de add-on Product Builder samen per stof, maat en module, met een prijs per combinatie.
Een vrij tekstveld is geen bestelling.
“Zetel 3-zit, stof grijs, zie notitie” is duidelijk zolang je klant voor je staat. Weken later, bij de levering of de factuur, weet niemand nog wat er in die notitie stond. Elke keuze hoort op de orderregel.
2. Het voorschot
Vraag je een voorschot bij de bestelling, maak er dan een aparte voorschotfactuur voor. Op de eindfactuur trek je het voorschot af, zodat de klant alleen het saldo betaalt. Hoe dat past in de rest van je facturatie, lees je in van offerte tot betaling.
In Afandi factureer je het voorschot als percentage of als vast bedrag, en je rekent het meteen af in de toonzaal. Het voorschot en het openstaande bedrag lopen mee tot op de eindfactuur. Je hoeft dus nergens apart te noteren wie al wat betaald heeft.
Betaalt je klant niet ter plaatse, dan stuur je de factuur per e-mail. Met de koppeling met Mollie staat er een betaalknop in je factuurmail. Zodra je klant betaalt, staat de factuur vanzelf op betaald.
3. Bestellen bij je leverancier
Na het voorschot begint het wachten. Je bestelt bij je leverancier, en je klant wil weten wanneer zijn zetel komt. Wie dat in een schrift bijhoudt, belt elke keer de leverancier.
In Afandi hangt elke backorder aan de klantorder die erop wacht. Je ziet wat er binnenkomt, wanneer, en voor welke klant. Komt de levering van je leverancier aan, dan boek je ze in één scherm in. Zo zie je per klantorder wat binnen is en wat nog moet komen. Meer over backorders lees je bij voorraadbeheer.
4. Deelleveringen, zonder de order te splitsen
Vaak is niet alles tegelijk binnen. De salontafel staat al in je magazijn, maar de zetel is nog besteld. Dan hoeft je klant niet op alles te wachten.
Je levert wat binnen is en de rest blijft openstaan op dezelfde order. Per regel zie je wat besteld, geleverd en afgehaald is. Je hoeft de order niet op te splitsen in twee orders met elk een stuk van het voorschot. Het voorschot en het openstaande bedrag blijven bij die ene order, tot op de eindfactuur.
Zet je openstaande bestellingen erin.
14 dagen gratis, zonder betaalkaart.
5. De levering en de eindfactuur
Met de add-on Leveringen en routes ziet je chauffeur zijn ronde op zijn gsm. Je klant tekent af, en handtekening en foto komen op de leveringsbon, met plaats en tijdstip. Betaalt je klant het saldo bij de levering, dan int je chauffeur het openstaande bedrag en registreert hij het.
Daarna volgt de eindfactuur. Afandi houdt bij wat er nog te betalen is en past de eindfactuur aan: het voorschot gaat eraf, zodat je klant alleen het saldo betaalt. Je rekent niets meer zelf uit.
Factureer je aan een Belgisch btw-plichtig bedrijf, dan moet de factuur via Peppol. Dat is verplicht sinds 1 januari 2026. In Afandi zit Peppol inbegrepen. Ken je het Peppol-adres van je klant niet, dan zoekt Afandi het op met zijn btw-nummer. Aan particulieren mag je nog een pdf sturen.
Al je facturen gaan daarna vanzelf naar je boekhouder: rechtstreeks naar Yuki, ClearFacts of Horus, of als UBL-bestand per e-mail. Hoe de hele weg van toonzaal tot levering eruitziet, lees je bij software voor meubelzaken.
Veelgestelde vragen
Kan ik het voorschot als percentage vragen?
Ja. Je factureert een percentage of een vast bedrag als voorschot. Afandi houdt bij wat er nog te betalen is en past de eindfactuur aan.
Kan ik een deel van de bestelling al leveren?
Ja. Je levert wat binnen is en de rest blijft openstaan op dezelfde order. Per regel zie je wat besteld, geleverd en afgehaald is.
Mijn klanten zijn vooral particulieren. Moet ik via Peppol factureren?
Niet voor particulieren. Die facturen mag je nog als pdf sturen. Peppol is verplicht als je btw-plichtig bent en factureert aan een ander Belgisch btw-plichtig bedrijf.
Wat als een klant iets terugbrengt?
Je start de retour vanaf de oorspronkelijke order, en alles blijft op de klantfiche. Een creditnota maak je vanuit de factuur, en ze wordt er automatisch aan gekoppeld.