Je verkoop­administratie automatiseren in zes stappen.

Een Excel-bestand is snel gemaakt. Een tweede ook. Na een tijd staan je klanten in het ene bestand, je prijzen in een ander en je facturen in een derde. Wie betaald heeft, zoek je op je rekening op. Elk bestand klopt op zich, maar jij bent de koppeling ertussen. Automatiseren betekent: iets één keer ingeven, en het loopt door tot op de factuur en bij je boekhouder.

1. Zoek waar je overtypt

Neem een gewone week en schrijf op waar je iets overtypt. Meestal is het hier:

• van de offerte naar de factuur;
• van de werkbon of de bestelbon naar de factuur;
• van je rekeninguittreksels naar je lijst met openstaande facturen;
• van je facturen naar de mail aan je boekhouder.

Elke overstap kost tijd en is een plek waar iets kan wegvallen: een vergeten lijn materiaal, een verkeerd btw-tarief, een factuur die nooit vertrekt. Die lijst is je plan. Wat je het vaakst overtypt, pak je eerst aan. Hoe een verkoop van begin tot einde loopt, lees je in van offerte tot betaling.

2. Zet je klanten en artikelen op één plek

Alles begint bij twee lijsten: wie je klanten zijn en wat je verkoopt. Ruim ze eerst op. Haal dubbele klanten eruit, vul ontbrekende btw-nummers aan en geef elk artikel een vaste prijs en een artikelnummer.

In Afandi importeer je beide lijsten uit een CSV-bestand. Of je bezorgt ze ons en wij zetten ze erin. Verkoop je goederen, neem dan meteen artikelnummer, barcode, prijs en startvoorraad mee, zodat ook je voorraad van bij de start klopt. Per klant zie je daarna de contactpersonen en de volledige historiek.

Kies een vaste dag om over te schakelen.

Zet niet de ene helft van je facturen in Excel en de andere helft in het nieuwe systeem. Spreek met je boekhouder af vanaf welke datum en welk factuurnummer je facturen uit het nieuwe systeem komen. Je oude bestanden hou je bij als archief. Zo werk je gewoon door en weet iedereen waar elke factuur staat.

3. Laat de offerte de factuur worden

Een offerte in Word moet je later opnieuw intikken op de factuur. Daar sluipen de fouten in. In één systeem maak je de offerte met de klanten en artikelen die er al in staan. De btw en het totaal worden uitgerekend, met je logo erop. Je ziet welke offertes nog openstaan. Gaat de klant akkoord, dan wordt de offerte met één klik een factuur, een proforma of een verkooporder.

Wat daarna komt, volgt dezelfde lijn:

• Voorschotten. Je factureert een percentage of een vast bedrag, en het saldo wordt bijgehouden.
• Creditnota’s. Je maakt ze aan vanuit de factuur, en ze worden er automatisch aan gekoppeld.
• Vaste klanten. Een terugkerende factuur vertrekt vanzelf op het interval dat je instelt, met een nieuw nummer.
• Nummering. Automatisch en doorlopend.

Werk je met een ploeg, dan maak je vanuit een afgewerkte werkbon met één klik een factuur. Uren, materiaal en taken worden overgenomen. Verkoop je in een winkel of webshop, dan boekt elke factuur, kassaverkoop of webshopbestelling je voorraad af.

4. Verstuur via Peppol, met een betaallink erbij

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven elkaar gestructureerde e-facturen sturen via Peppol. Een factuur uit Excel, als pdf gemaild, volstaat dus niet meer tussen bedrijven. Facturen aan particulieren mag je nog als pdf sturen.

In Afandi zit Peppol in elk pakket, om te versturen en te ontvangen. Je verstuurt elke factuur via e-mail of Peppol. Ken je het Peppol-adres van je klant niet, dan zoekt Afandi het op met zijn btw-nummer. Daarom loont het om die btw-nummers in stap 2 aan te vullen. Meer over Peppol in Afandi.

Dan het betalen. Op elke factuur staat automatisch een gestructureerde mededeling, zodat betalingen zonder fouten binnenkomen. Met een gekoppeld Mollie-account staat er een betaalknop in je factuurmail en een QR-code op de factuur. Zodra je klant betaalt, staat de factuur op betaald.

5. Volg betalingen op zonder apart lijstje

In Excel hou je een kolom bij met wat betaald is en vergelijk je die met je rekening. Dat lukt zolang het rustig is.

In één systeem heb je één overzicht van wat nog openstaat. Wie te laat is, krijgt na de vervaldag automatisch een herinnering. Met de bankkoppeling via Ponto worden je bankverrichtingen aan je openstaande facturen gekoppeld, net als de online betalingen via Mollie.

Wil je een aanmaningsladder met verwijlintrest, dan is er de uitbreiding Aanmaningen. Je kijkt de aanmaningen eerst na voor ze vertrekken. Een klant die na een herinnering niet reageert, bel je best zelf.

6. Laat je boekhouder vanzelf meelezen

Blijft de laatste overstap: je boekhouder. Wie in Excel factureert, mailt elk kwartaal een map met pdf’s.

Afandi koppelt rechtstreeks met Yuki, ClearFacts en Horus. Je koppelt één keer, met de sleutel die je van je boekhouder krijgt. Hij hoeft niets te installeren. Je verkoopfacturen en creditnota’s gaan door zodra je ze verstuurt, met de betaalstatus erbij. Aankoopfacturen die via Peppol binnenkomen of die je zelf toevoegt, gaan mee. Omdat het btw-regime aan de klant hangt, klopt de btw-code van bij de factuur.

Werkt je boekhouder met een ander pakket, dan maakt Afandi een e-mailadres aan voor je dossier. Je geeft dat door aan je boekhouder, en elke verkoop- en aankoopfactuur komt daar automatisch als UBL-bestand toe. Hoe dat werkt, lees je bij de boekhoudkoppeling.

Zo vallen de overstappen uit stap 1 een voor een weg.

Veelgestelde vragen