Shopify koppelen aan Afandi, stap voor stap.

Je verkoopt in je winkel en via Shopify. Elk systeem telt op zijn eigen manier, en ’s avonds reken jij ze aan elkaar. Vergeet je dat één keer, dan verkoop je online een stuk dat die middag al over de toonbank ging. Met de koppeling komt een betaalde bestelling in Shopify in Afandi binnen als verkooporder en boekt ze je voorraad af. Verkoop je hetzelfde stuk in de winkel, dan weet je webshop dat ook. Je webshop blijft je webshop. Je hoeft niets te vervangen.

1. Wat er overgaat tussen Shopify en Afandi

Voor je begint, is het goed om te weten wat de koppeling precies doet. Er gaan drie dingen over:

• Bestellingen, van Shopify naar Afandi. Elke betaalde bestelling wordt een verkooporder, met klant en artikelen.
• Voorraad, in beide richtingen. Een verkoop in de winkel of aan de kassa verlaagt ook wat je webshop nog aanbiedt.
• Annulaties en terugbetalingen, van Shopify naar Afandi. Wordt een bestelling geannuleerd of terugbetaald, dan komt het stuk terug in je voorraad.

Het resultaat: je verkoopt niet twee keer hetzelfde stuk. Je winkel, je kassa en Shopify tellen uit dezelfde stock. Verkoop je ook via WooCommerce of op Bol.com, dan tellen die mee. Een overzicht van de koppeling vind je op de pagina Shopify koppelen aan je voorraad.

2. Wat je vooraf nakijkt

De koppeling zelf gaat in drie stappen. Het meeste werk zit in de voorbereiding, en die bepaalt of alles daarna klopt. Kijk deze drie dingen na voor je begint.

Je pakket

Webshopkoppelingen zitten in Retail. Dat pakket bevat alle webshopkoppelingen, samen met voorraad, verkooporders, backorders, retours en facturatie met Peppol.

Je artikelen in Afandi

Zet eerst je artikelen in Afandi, met artikelnummer, barcode, prijs en startvoorraad. Je importeert ze uit een CSV-bestand. Of je bezorgt ons je lijst en wij zetten ze erin.

Neem de tijd voor die startvoorraad. Na de koppeling tellen je winkel en je webshop allebei uit dat ene getal. Tel je voorraad dus nog één keer goed. Daarna hoeft het niet meer.

De EAN-nummers in Shopify

Afandi herkent je artikelen aan hun EAN-nummer, de streepjescode van het artikel. Staat hetzelfde nummer in Shopify en in Afandi, dan zijn ze gekoppeld. Dit is dus het belangrijkste wat je in Shopify nakijkt:

• staat er een EAN-nummer bij elk product dat je via Shopify verkoopt?
• is dat nummer hetzelfde als bij het artikel in Afandi?

Leg je artikellijst naast je producten in Shopify en vergelijk de nummers voor je koppelt. Wat je nu rechtzet, hoef je later niet uit te zoeken.

Verkoop je al op Bol.com? Dan heb je de nummers al.

Bol werkt zelf ook met EAN, en Afandi herkent je artikelen daar aan hetzelfde nummer. Gebruik dat nummer ook in Shopify en in Afandi. Zo heb je één nummer per artikel, op elk kanaal.

3. Koppelen in drie stappen

Staan je artikelen en je nummers goed, dan is het koppelen zelf het kleinste deel van het werk.

Verbind je Shopify-winkel

In Afandi kies je Shopify bij je verkoopkanalen en geef je toegang tot je winkel.

Koppel je artikelen

Afandi herkent je artikelen aan hun EAN-nummer. Zorg dat dat in Shopify en in Afandi hetzelfde is. Heb je je nummers vooraf nagekeken, dan betaalt dat werk zich hier terug.

Bestellingen komen vanzelf binnen

Vanaf nu komt elke betaalde bestelling in Afandi binnen als verkooporder. Je ziet ze tussen je andere verkooporders en werkt ze op dezelfde manier af.

4. Wat er daarna vanzelf gebeurt

Na het koppelen typ je niets meer over. Zo loopt het vanaf dan.

Iemand bestelt in je webshop

De betaalde bestelling wordt een verkooporder met klant en artikelen, en je voorraad daalt vanzelf.

Je verkoopt in de winkel

Een verkoop in de winkel of aan de kassa verlaagt ook wat je webshop nog aanbiedt. Werk je met het kassasysteem van Afandi, dan is wat je aan de toonbank verkoopt meteen weg uit je webshop. En omgekeerd. De kassa neem je erbij, per vestiging.

Een bestelling wordt geannuleerd

Wordt een bestelling in Shopify geannuleerd of terugbetaald, dan komt het stuk terug in je voorraad.

Een klant brengt iets terug

Wat terugkomt, boek je met één keuze terug in de voorraad. Of je het terugbetaalt of als tegoedbon geeft, je voorraad en je cijfers worden bijgewerkt.

Iets raakt op

Je kiest per artikel een minimum. Zakt je voorraad eronder, dan krijg je een melding, hoogstens één per dag. Is er te weinig voor een bestelling, dan staat het tekort klaar als backorder, om te bestellen bij je leverancier. Die backorder volg je op van besteld bij de leverancier tot ontvangen, gekoppeld aan de klant die erop wacht. Wat je bijbestelt, staat in een inkooporder met leverdatum. Zo weet je wat er nog binnenkomt. Meer daarover lees je bij voorraadbeheer.

Er is een verschil

In de historiek van een artikel staat elke wijziging, met wie, wanneer en waarom. Een verschil zoek je in een minuut uit.

5. Van webshopbestelling tot factuur

De bestelling staat in Afandi als verkooporder. Je volgt ze op van betaling tot levering, ook als een deel later komt. Van de verkooporder maak je een factuur. Is je klant een bedrijf, dan verstuur je ze via Peppol. Hoe dat werkt, lees je bij facturatie en Peppol. Wat er op een factuur moet staan, lees je in van offerte tot betaling.

Je dagomzet, je facturen en je aankopen gaan naar je boekhouder, via de boekhoudkoppeling. Je hoeft ze niet meer zelf door te geven.

Leveren en verzenden

Lever je zelf aan huis, dan neem je Leveringen en routes erbij: je plant je ritten en je chauffeur laat aftekenen op zijn gsm. Verstuur je pakjes, dan maak je met de uitbreiding Verzendlabels labels voor bpost, PostNL, DPD en GLS, vanuit de bestelling.

Meer kanalen

Verkoop je ook via WooCommerce of op Bol.com? Die koppel je erbij, ook tegelijk met Shopify. Alle kanalen tellen uit dezelfde voorraad. Bij WooCommerce koppel je op EAN of op artikelcode (SKU). Bij Bol.com herkent Afandi je artikelen aan hun EAN-nummer, net als bij Shopify. Alle koppelingen staan op de pagina integraties.

Verkoop je meubels of werk je op bestelling? Bekijk dan Afandi voor meubel en interieur. Wil je eerst samen bekijken hoe het voor jouw winkel werkt? Plan een gesprek.

Veelgestelde vragen