Per werf wil je vier dingen weten: wat er gepland is, wat er uitgevoerd is, wat er gefactureerd is en wat er nog openstaat. Zolang dat verspreid zit over een agenda, papieren werkbonnen, een Excel-blad en je facturatieprogramma, zie je de verschillen pas als het te laat is. Zo breng je ze per werf samen.
1. Maak van elke werf één dossier
Begin niet bij de agenda, maar bij de werf. Alles wat bij een werf hoort, zet je bij elkaar: de offerte, de opdrachten, de werkbonnen en de facturen. Zoek je later iets terug, dan open je één dossier in plaats van drie mappen.
In Afandi heb je daarvoor een dossier per klant of werf. Offertes, opdrachten, werkbonnen en facturen staan er bij elkaar, ook jaren later. Werk je met de add-on Projecten, dan wordt een offerte een project met taken, een tijdlijn en facturatie vanuit het project.
2. Plan de werf, niet alleen de mensen
Een werkorder bevat de klant, het adres, de taken en het materiaal. Die sleep je op het planningsbord naar een ploeg of een onderaannemer. Je kijkt per dag, per week of per ploeg. Iedereen ziet zijn dag op zijn gsm, met het adres en de taken. Verzet je iets, dan staat de wijziging meteen op ieders gsm.
Met kleurcodes en filters per klant, ploeg of status zie je in één blik wat nog open staat. Onderaannemers plan je op hetzelfde bord. Ze zien alleen hun eigen opdrachten, en hun uren en facturatie hou je per onderaannemer apart. Meer over het bord lees je op de pagina over planning.
Plan wat je wil factureren.
Zet de taken en het materiaal al in de werkorder. Ter plaatse vinkt je ploeg de taken af en geeft ze de uren en het materiaal in. Van de afgewerkte werkorder gaan uren, materiaal en taken mee naar de factuur.
3. Registreer wie er op de werf staat
Op werven vanaf € 500.000 (exclusief btw) moet je elke aanwezige registreren bij de RSZ, elke dag en voor hij aan het werk gaat. Een wetsontwerp wil vanaf 2027 ook het uitchecken verplichten. Twijfel je of het voor jou geldt, vraag het dan aan je sociaal secretariaat.
In Afandi hangt de check-in aan de geplande werf. Je koppelt je bedrijf één keer aan de RSZ via socialsecurity.be. Daarna checkt je ploeg in en uit via gps, met een straal die je per werf instelt. Inchecken kan pas op de werf zelf. Afandi stuurt elke check-in door via de koppeling met de RSZ en bewaart het registratienummer als bewijs. De mensen van een onderaannemer checken in onder hun eigen bedrijf, en jij ziet wie op jouw werf staat.
Voor je kosten is dat meer dan een verplichting. Check-in en check-out worden gewerkte uren, klaar voor je sociaal secretariaat en je factuur. Lees meer over de RSZ check-in.
4. Laat uren en materiaal op de werkbon komen
Kosten opvolgen begint bij weten wat er op de werf gebeurd is. Op papier lukt dat slecht. Zolang de bon in de camionette ligt, vertrekt er geen factuur. En wat niet op de bon staat, factureer je niet.
Met een digitale werkbon vult je ploeg alles in op de gsm: taken, foto’s, uren en materiaal. Het materiaal kies je uit je catalogus, en het wordt meteen afgeboekt van je voorraad. Op het einde tekent de klant af op het scherm. Hij hoeft daarvoor niets te installeren. Komt er later discussie, dan heb je foto’s, een handtekening en een tijdstip.
Meerwerk hoort op de werkbon van die dag.
Laat je ploeg extra werk meteen noteren, met de uren en het materiaal erbij, en laat de klant aftekenen. Wacht je tot het einde van de werf, dan raakt het vergeten of begint de discussie pas bij de slotfactuur.
5. Factureer in schijven en volg het saldo
Een werf factureer je zelden in één keer. In Afandi werk je met een voorschot bij de start, tussentijdse facturen en een slotfactuur. Het voorschot factureer je als percentage of als vast bedrag. Afandi houdt bij wat er nog te factureren is en past de slotfactuur aan. Uren en materiaal komen uit de werkbonnen: van een afgewerkte werkorder maak je met één klik een factuur.
Zo zie je per werf wat gefactureerd is en wat openstaat. Het saldo loopt mee tot de slotfactuur. Werk je met een werfminimum, dan wordt een minimumbedrag per gewerkte dag automatisch aangerekend.
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven elkaar gestructureerde e-facturen sturen via Peppol. In Afandi vertrekt elke factuur via Peppol en komt ze bij je boekhouder terecht. Wat er op een factuur moet staan, lees je in van offerte tot betaling.
Zet je volgende werf erin.
14 dagen gratis, zonder betaalkaart.
6. Volg elke werf op met drie vragen
Loop elke week per werf deze drie vragen af:
- Is wat gepland stond ook uitgevoerd? Je ziet live wat afgewerkt en afgetekend is, en op de kaart wie er op de werf is.
- Is wat uitgevoerd is ook gefactureerd? Laat afgewerkte werkorders niet liggen.
- Wat staat er nog open? Kijk naar het saldo tot de slotfactuur en naar facturen die nog niet betaald zijn.
Voor de uren heb je een urenrapport per persoon en per week, klaar voor je sociaal secretariaat. Op de tijdlijn per medewerker zie je wie waar was en hoelang. Met de add-on Kilometers komen daar de woon-werk- en beroepskilometers per werknemer bij, uit de check-ins.
Wil je zien hoe dat er voor jouw werven uitziet, bekijk dan de pagina voor aannemers en bouwbedrijven of plan een gesprek.
Veelgestelde vragen
Werkt het ook als er geen bereik is op de werf?
Ja. Check-ins en werkbonnen worden op de gsm bewaard en doorgestuurd zodra er weer verbinding is.
Kan ik met onderaannemers werken?
Ja. Je koppelt een onderaannemer aan een werf met zijn eigen mensen. Zij checken in onder hun eigen bedrijf en zien alleen hun eigen opdrachten.
Wat als iemand vergeet in te checken?
Hij krijgt een melding op het startuur, en opnieuw na 15, 30 en 60 minuten. Jij ziet het ook, en je kan hem als beheerder zelf inchecken.
Moeten mijn mensen een app downloaden?
Ze openen Afandi in de browser van hun gsm en zetten het op hun startscherm. Dat werkt op iPhone en Android, zonder app store.