Wie op een Belgische werf werkt, moet in veel gevallen geregistreerd worden bij de RSZ. Dat gebeurt in Checkinatwork of in Check in and out at work. De twee lijken op elkaar, maar de regels verschillen. Vergis je je, dan kom je bij een controle in de problemen.
1. Twee systemen van de RSZ
Checkinatwork is de onlinedienst van de RSZ voor de aanwezigheidsregistratie bij werken in onroerende staat: de bouw. Ook de levering van stortklaar beton en de vleessector vallen eronder. Je registreert wie er op de werkplek staat. Je ziet het ook geschreven als “Check in at work”.
Check in and out at work registreert meer: het begin van het werk, het einde en de rustpauzes. Het geldt sinds 1 september 2024 voor bepaalde schoonmaakactiviteiten, en vanaf 1 april 2027 ook voor de bouw.
2. De bouw vandaag: Checkinatwork
De registratie is verplicht op plaatsen waar werken in onroerende staat worden uitgevoerd voor een totaal bedrag vanaf 500.000 euro exclusief btw. Je moet registreren zodra dat bedrag bereikt is, bij de start van de werken of tijdens de werken.
- Wanneer: voor de persoon aan het werk gaat. Een registratie die je vooraf deed, kun je nog wijzigen of schrappen tot het einde van de dag waarover ze gaat.
- Wie: werkgevers en aannemers registreren hun eigen werknemers. Werknemers en zelfstandige onderaannemers kunnen zich ook zelf aanmelden. Ook architecten die als bouwdirectie optreden, moeten geregistreerd worden.
- Wie verantwoordelijk is: als hoofdaannemer blijf je verantwoordelijk voor je hele keten van onderaannemers.
- Tot wanneer: de plicht stopt bij de voorlopige oplevering van de werken.
Twijfel je of je werf eronder valt?
Het bedrag geldt voor de hele werf, niet voor jouw deel van de opdracht. Vraag het na bij je sociaal secretariaat of bij de hoofdaannemer.
3. Schoonmaak: Check in and out at work sinds 1 september 2024
Sinds 1 september 2024 moet elke werknemer die bepaalde schoonmaakactiviteiten uitvoert, het begin en het einde van zijn werk en zijn rustpauzes registreren. Het gaat om het schoonmaken van een onroerend goed voor rekening van een klant, zoals bouwschoonmaak, de gewone schoonmaak van professionele gebouwen en ruiten wassen.
Het geldt niet voor schoonmaak met dienstencheques, voor schoonmaak door je eigen personeel in je eigen gebouw en voor rollend materieel zoals voertuigen en treinen. Of jouw opdrachten eronder vallen, hangt ook af van de drempels van de aangifte van werken. Vraag het na bij je sociaal secretariaat.
Drie regels maken het verschil met Checkinatwork:
- Zelf registreren. Elke medewerker registreert zichzelf. Als werkgever mag je je medewerkers niet registreren, maar je moet hen wel de middelen geven.
- In real time. De registratie gebeurt op het moment zelf, niet vooraf en niet achteraf.
- Op de werkplek. Je medewerker registreert waar hij werkt.
4. De bouw vanaf 1 april 2027
De Programmawet van 30 mei 2026 breidt Check in and out at work uit naar werken in onroerende staat, behalve schoonmaak, en naar de levering van stortklaar beton. Het geldt op plaatsen waar het totale bedrag exclusief btw 500.000 euro of meer is. De verplichting start op 1 april 2027.
Voor die werven verandert dan dit:
- naast de aankomst registreer je ook het vertrek en de rustpauzes;
- elke aanwezige registreert zichzelf, in real time;
- vooraf registreren voor je ploeg kan niet meer.
De RSZ biedt twee manieren om te registreren. Je medewerker scant met zijn smartphone een QR-code of opent een link die bij je aangifte van werken hoort. Of hij registreert via een badge, een app of een ander systeem dat via de webservice van de RSZ gekoppeld is.
Software is geen vrijbrief.
De RSZ certificeert geen software. Werk je met een programma van een leverancier, dan blijf je zelf verantwoordelijk voor een correcte registratie.
Laat je ploeg vandaag al zelf inchecken.
14 dagen gratis, zonder betaalkaart.
5. Zo werkt het in Afandi
In Afandi checkt je medewerker in op zijn eigen gsm, bij de opdracht uit zijn planning. Afandi registreert rechtstreeks in het systeem dat voor jouw sector geldt: Checkinatwork voor de bouw en Check in and out at work voor schoonmaak. Vanaf 1 april 2027 registreert Afandi ook voor de bouw in Check in and out at work.
- Eén keer koppelen. Je koppelt je bedrijf één keer aan de RSZ via socialsecurity.be. De registraties staan daarna op naam van jouw bedrijf.
- Alleen op de werkplek. De knop om in te checken verschijnt pas als je medewerker binnen de straal is die jij per werkplek instelt. Een gps-positie die onmogelijk snel verspringt, wordt geweigerd.
- Niemand vergeet het. Op het startuur krijgt je medewerker een herinnering, en opnieuw na 15, 30 en 60 minuten. Jij krijgt ze ook. Wie de werkplek verlaat, krijgt een herinnering om uit te checken.
- Bewijs bij een controle. Bij elke check-in bewaart Afandi het registratienummer van de RSZ.
- Onderaannemers. Hun mensen checken in onder hun eigen bedrijf. Jij ziet wie er op jouw werf staat.
De check-ins worden ook gewerkte uren, klaar voor je sociaal secretariaat en je factuur. Meer daarover lees je op de pagina over de RSZ check-in. Werk je in de schoonmaak, bekijk dan de pagina voor schoonmaakbedrijven.
Bronnen
- RSZ, Checkinatwork
- RSZ, Checkinatwork bij werken in onroerende staat
- RSZ, Check in and out at work
- RSZ, Hoe registreer ik aanwezigheden in Check in and out at work?
Veelgestelde vragen
Is Checkinatwork hetzelfde als Check in at work?
Ja. Het is dezelfde dienst van de RSZ, alleen anders geschreven. Check in and out at work is een ander systeem, dat ook het einde van het werk en de rustpauzes registreert.
Mag ik als werkgever mijn medewerkers registreren?
In Check in and out at work niet. Elke medewerker registreert zichzelf, in real time en op de werkplek. Jij moet hem daarvoor wel de middelen geven.
Geldt de registratie voor elke werf?
In de bouw geldt ze op werven vanaf 500.000 euro exclusief btw. Twijfel je of het voor jouw werf geldt, vraag het dan aan je sociaal secretariaat.
Keurt de RSZ software zoals Afandi goed?
Nee. De RSZ certificeert geen software. Afandi heeft een koppeling met de RSZ en registreert rechtstreeks in het systeem dat voor jouw sector geldt. Je blijft zelf verantwoordelijk voor een correcte registratie.