Peppol voor zelfstandigen en kmo's: je eerste e-factuur.

Een factuur in Word of Excel, als pdf gemaild: jarenlang was dat genoeg. Sinds 1 januari 2026 niet meer, als je klant een Belgisch bedrijf is. Dan moet de factuur als gestructureerde e-factuur vertrekken, via het Peppol-netwerk. Dat geldt ook voor eenmanszaken en kleine kmo’s.

1. Wat er veranderd is

Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen. Die gaan rechtstreeks van het programma van de ene onderneming naar dat van de andere, in principe via het Peppol-netwerk.

• Een pdf telt niet meer. De gestructureerde e-factuur is de enige factuur die wettelijk telt. Een pdf of een papieren versie mag je vrijwillig meesturen.
• Je moet ook kunnen ontvangen. Je leveranciers sturen je hun facturen via Peppol, dus je moet ze kunnen ontvangen.
• Ook creditnota’s. Creditnota’s en debetnota’s gaan ook via Peppol.

2. Geldt het voor jou?

Heb je een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting ook voor jou. Ook als je de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen gebruikt, met een jaaromzet tot 25.000 euro.

Werk je alleen voor particulieren? Aan particulieren mag je nog een pdf of een papieren factuur sturen. Maar de facturen van je leveranciers moet je wel als e-factuur kunnen ontvangen.

Er zijn maar een paar uitzonderingen:

• wie alleen handelingen verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek, moet geen e-facturen versturen of ontvangen;
• wie failliet is, moet geen e-facturen versturen;
• forfaitaire btw-plichtigen moeten geen e-facturen versturen;
• ondernemingen die niet in België gevestigd zijn, vallen erbuiten.

Twijfel je of een uitzondering voor jou geldt, vraag het dan aan je boekhouder.

3. Wat je nodig hebt

Je hebt software nodig die via het Peppol-netwerk werkt. Je sluit niet zelf aan op het netwerk: dat loopt via een toegangspunt, een aanbieder die op het netwerk is aangesloten. Je software zet je factuur om naar het formaat dat Peppol vraagt.

In de praktijk kies je dus een facturatieprogramma waar Peppol in zit. Let daarbij op drie dingen:

1. Versturen en ontvangen. Je moet allebei kunnen, ook als je zelf alleen aan particulieren factureert.
2. Het Peppol-adres van je klant. Een goed programma zoekt het op met het btw-nummer van je klant.
3. Je boekhouder. Laat je verkoop- en aankoopfacturen vanzelf bij je boekhouder terechtkomen, zodat je aan het einde van het kwartaal niets meer moet verzamelen.

Kijk eerst na wie van je klanten al op Peppol staat.

Dat kan in de openbare Peppol Directory. Staat een klant er nog niet in, vraag hem dan of hij al aangesloten is voor je eerste factuur vertrekt.

4. Als je klant niet op Peppol zit

Kan je klant om technische redenen geen e-factuur ontvangen, dan hoef je hem geen e-factuur te sturen. Je moet wel een factuur uitreiken, op papier of als pdf. Je klant moet zelf zo snel mogelijk de nodige stappen zetten om e-facturen te kunnen ontvangen.

Een klant kan je niet verplichten om zijn eigen portaal te gebruiken in plaats van Peppol, tenzij jij daar uitdrukkelijk mee instemt.

5. Wat het kost als je niet in orde bent

De tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij. Wie geen e-facturen kan versturen of ontvangen, riskeert nu een boete:

In uitzonderlijke omstandigheden kan de FOD Financiën nog beslissen om geen boete op te leggen. Dat gebeurt niet automatisch, maar alleen na een analyse van je dossier.

6. Fiscale steun voor je software

Om de overstap te verlichten, zijn er twee fiscale voordelen:

• Verhoogde kostenaftrek van 120%. Kleine kmo’s en zelfstandigen die een abonnement op facturatiesoftware gebruiken, mogen in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 die kosten voor 120% aftrekken. Ook advieskosten tellen mee. Betaal je een meerprijs op een bestaand abonnement voor e-facturatie, dan telt die alleen als ze apart op de factuur staat.
• Verhoogde investeringsaftrek van 20%. Sinds 1 januari 2025 geldt die voor digitale investeringen van eenmanszaken en kmo’s.

Of je ervan kunt gebruikmaken, hangt af van je situatie. Vraag het aan je boekhouder.

7. Je eerste e-factuur in Afandi

In Afandi zit Peppol in elk pakket, ook in Essential, om te versturen en te ontvangen. Je betaalt niet per factuur. Afandi is aangesloten via een toegangspunt tot het Peppol-netwerk. Jij merkt daar niets van: je verstuurt en ontvangt vanuit Afandi.

Schrijf je bedrijf in

Je vult je bedrijfsgegevens aan en laadt de voor- en achterkant van je identiteitskaart op. Op Peppol mag je alleen facturen versturen in naam van een bedrijf dat je mag vertegenwoordigen, daarom wordt je identiteit één keer gecontroleerd. Op werkdagen is die controle tijdens de kantooruren meestal binnen de tien minuten rond.

Maak je factuur

Je kiest je klant en je artikelen. Aan de factuur zelf verandert niets. Gebruik je de vrijstellingsregeling, dan zet Afandi de juiste vermelding op je factuur.

Verstuur via Peppol

Eén klik. Ken je het Peppol-adres van je klant niet, dan zoekt Afandi het op met zijn btw-nummer. Je ziet of de factuur is afgeleverd. Moet je iets rechtzetten, dan maak je een creditnota vanuit de factuur. Ze wordt er automatisch aan gekoppeld en vertrekt ook via Peppol. Aan particulieren stuur je de factuur gewoon als pdf per e-mail.

Ontvang je aankoopfacturen

Wat je leveranciers via Peppol sturen, komt in Afandi binnen bij je aankoopfacturen. Afandi koppelt rechtstreeks met Yuki, ClearFacts en Horus. Werkt je boekhouder met een ander pakket, dan krijgt hij de facturen automatisch als UBL-bestand per e-mail. Meer daarover lees je bij de boekhoudkoppeling.

Alles over Peppol in Afandi vind je op de pagina Peppol-facturen versturen en ontvangen. Wil je zien hoe het hele facturatieprogramma werkt, kijk dan bij facturatie en Peppol of, als zelfstandige, bij software voor zelfstandigen.

Bronnen

• FOD Financiën, Voor wie wordt e-facturatie verplicht?
• FOD Financiën, E-facturering: btw-maatregelen vanaf 1 januari 2026
• FOD Financiën, Wat heb ik nodig voor e-facturering?
• FOD Financiën, Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering
• FOD Financiën, Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturering
• FOD Financiën, Algemene vragen over de B2B-verplichting en specifieke vragen over e-facturatie (Engelstalig)

Veelgestelde vragen