Voorraadbeheer voor je winkel en webshop: zo klopt je stock.

In Excel staat wat je vorige week telde. Wat er sindsdien verkocht, besteld en teruggebracht is, weet alleen jij. En verkoop je ook online, dan telt je webshop nog eens apart. Zo klopt je voorraad tot de eerste drukke zaterdag. Dit zijn de zes stappen naar één voorraad die vanzelf juist blijft.

1. Waarom je voorraad niet klopt

Een voorraad loopt bijna nooit mis door één grote fout. Het zijn de kleine dingen die niemand bijwerkt:

• je kassa telt geld, geen voorraad;
• je webshop heeft zijn eigen aantallen, die je apart aanpast;
• een retour wordt terugbetaald, maar komt niet terug in de voorraad;
• wat besteld is bij je leverancier, staat in je mailbox;
• je merkt dat iets op is aan het lege rek.

Het gevolg: je telt ’s avonds na, voor de winkel en voor de webshop apart. De oplossing is niet vaker tellen, maar één voorraad die bij elke verkoop vanzelf bijgewerkt wordt.

2. Begin met goede artikelgegevens

Elke verkoop moet weten welk artikel er weggaat. Daarvoor heeft elk artikel nodig:

• een artikelnummer;
• een barcode, het EAN-nummer;
• een verkoopprijs;
• een startvoorraad.

Gebruik voor elk artikel hetzelfde nummer op elk kanaal. Bij Shopify en Bol.com herkent Afandi je artikelen aan hun EAN-nummer, bij WooCommerce aan het EAN-nummer of de artikelcode (SKU). Je zet je artikelen in Afandi met een CSV-bestand. Of je bezorgt ons je lijst en wij zetten ze erin.

Tel je startvoorraad nog één keer goed.

Vanaf de start tellen je winkel, je kassa en je webshop allemaal uit dat ene getal. Een fout in je startvoorraad loopt dus overal mee. Neem er een rustig moment voor.

3. Eén voorraad voor elk kanaal

Elke verkoop boekt de voorraad af, langs welke weg ze ook binnenkomt:

• Aan de kassa. Je scant het artikel met een barcodescanner, via usb of bluetooth. Het artikel, de prijs en de voorraad kloppen meteen.
• Op factuur. Een factuur aan een zakelijke klant boekt ook af.
• In je webshop. Een betaalde bestelling in Shopify, WooCommerce of Bol.com komt in Afandi binnen als verkooporder en boekt de voorraad af. Wordt ze geannuleerd of terugbetaald, dan komt het stuk terug.

Zo verkoop je online niet wat die middag al over de toonbank ging, en omgekeerd. Je webshop blijft je webshop: je hoeft niets te vervangen. Hoe je een webshop koppelt, lees je stap voor stap in Shopify koppelen aan Afandi.

4. Bestel bij voor het op is

Een lege plank kost je een verkoop. Te veel voorraad kost je geld dat stilligt. Daarom werk je met een minimum per artikel.

• Melding bij lage voorraad. Je kiest per artikel een minimum. Zakt je voorraad eronder, dan krijg je een melding, hoogstens één per dag.
• Backorders. Is er te weinig voor een bestelling, dan staat het tekort klaar als backorder, om te bestellen bij je leverancier. Je volgt die op van besteld tot ontvangen, gekoppeld aan de klant die erop wacht.
• Inkooporders. Wat je bijbestelt, staat in een inkooporder met leverdatum. Zo weet je wat er nog binnenkomt, zonder je mails te doorzoeken.

5. Wat je telling in de war stuurt

Een paar situaties zorgen in elke winkel voor verschillen. Zo vang je ze op:

• Retours. Wat terugkomt, boek je met één keuze terug in de voorraad. Of je het terugbetaalt of als tegoedbon geeft, je voorraad en je cijfers worden bijgewerkt.
• Reservaties. Hou stock opzij voor een klant, met een vervaldatum. Daarna komt ze vanzelf weer vrij.
• Sets en bundels. Verkoop je een set, dan gaat elk onderdeel apart van de voorraad. Een eetkamerset haalt dus de tafel en de vier stoelen eraf.
• Toonzaalstock. Je toonzaalmodellen tel je apart, zodat je ze niet per ongeluk verkoopt.
• Meer dan één locatie. Met de uitbreiding Magazijnen heeft elke locatie haar eigen voorraad, met een plaats per rek, rij en vak, en verplaats je stock ertussen. Heb je meer dan één winkel, dan heeft elke vestiging haar eigen voorraad en rapporten, en zie jij alles samen.

6. Zoek een verschil uit voor je het rechtzet

Klopt een aantal toch niet, pas het dan niet meteen aan. Kijk eerst waar het verschil vandaan komt. Anders maak je dezelfde fout volgende week opnieuw.

In Afandi staat in de historiek van een artikel elke wijziging, met wie, wanneer en waarom. Zo zie je in een minuut wat er met dat artikel gebeurd is, en zet je de oorzaak recht in plaats van alleen het getal.

In welk pakket het zit

Verkoop je in een winkel of webshop, dan is Retail je pakket: voorraad, verkooporders, backorders, retours, cadeaubonnen, webshopkoppelingen en facturatie met Peppol. Er zitten drie gebruikers en twee vestigingen in. De kassa neem je erbij per vestiging, op je eigen iPad of Android-tablet, met je eigen barcodescanner en ticketprinter. Meerdere magazijnen en verzendlabels voor bpost, PostNL, DPD en GLS zijn uitbreidingen.

Lees meer over voorraadbeheer, het kassasysteem en software voor winkels. Verkoop je meubels of werk je op bestelling, bekijk dan Afandi voor meubel en interieur.

Veelgestelde vragen