Werkbon maken: wat moet erop en hoe maak je hem digitaal?

Elke werf, elke herstelling en elke schoonmaakronde eindigt met dezelfde vraag: wat is er gedaan, hoelang en met welk materiaal? Het antwoord staat op de werkbon. Is die onvolledig of onleesbaar, dan betaal je dat zelf: in uren die je niet factureert, materiaal dat je vergeet en discussies achteraf.

1. Waarvoor een werkbon dient

Een goede werkbon doet drie dingen tegelijk:

1. Hij bewijst wat er gebeurd is. Met de handtekening van de klant erop is er later minder discussie over wat er gedaan is.
2. Hij is de basis van je factuur. Uren, materiaal en meerwerk gaan van de werkbon naar de factuur.
3. Hij toont wie hoelang gewerkt heeft. Dat heb je nodig voor je planning, je nacalculatie en het loon van je ploeg.

2. Wat er op een werkbon moet staan

Zet op elke werkbon minstens dit:

• de klant en het adres van de werf of de opdracht;
• de datum, en het begin- en einduur;
• wie het werk uitvoerde;
• de taken die uitgevoerd zijn;
• het gebruikte materiaal, met de aantallen;
• het meerwerk, apart van wat in de offerte stond;
• foto’s van voor en na, als dat nuttig is;
• opmerkingen van je medewerker of de klant;
• de naam en de handtekening van de klant;
• een verwijzing naar de offerte of de werkorder.

Zet meerwerk altijd apart.

Wat bovenop de offerte komt, noteer je op een aparte lijn, met de uren en het materiaal erbij. Laat de klant het dezelfde dag aftekenen. Wat pas op de slotfactuur opduikt, wordt betwist.

3. Waar het misloopt met papier

Een papieren werkbon is snel ingevuld, maar daarna begint het probleem:

• De bon ligt nog in de camionette. Zolang hij niet op kantoor is, vertrekt er geen factuur.
• Het handschrift is onleesbaar. Wie de bon overtypt, moet raden.
• Materiaal raakt vergeten. Wat niet op de bon staat, factureer je niet.
• Er is discussie achteraf. Een handtekening op papier zegt weinig over wat er precies gedaan is.
• Alles moet overgetypt worden. Van de bon naar de factuur, met telkens een kans op een fout.

Een sjabloon in Word of Excel lost dat maar half op. De bon ziet er netter uit, maar hij moet nog altijd geprint, ingevuld, binnengebracht en overgetypt worden.

4. Waar je op let bij een werkbon-app

Een app lost die stappen op, als hij deze dingen kan:

• Werken zonder bereik. In een kelder of op een werf zonder netwerk moet je medewerker gewoon verder kunnen.
• Tekenen zonder installatie. Je klant tekent op het toestel van je medewerker, zonder eigen app of account.
• Foto’s op de werkbon. Foto’s horen bij de opdracht en staan mee in de pdf.
• Materiaal uit je eigen catalogus. Dan staan de juiste artikelen en prijzen op de werkbon, en niet wat iemand ter plaatse intikt.
• Een factuur zonder overtypen. Uren, materiaal en taken gaan van de werkbon mee naar de factuur.
• Je eigen logo. De klant krijgt een verzorgde pdf, altijd in dezelfde opmaak.

5. Werkbonnen digitaliseren in vier stappen

Zo stap je over in Afandi, zonder dat je zaak stilligt.

Zet je klanten en artikelen erin

Je importeert ze uit een CSV-bestand. Of je bezorgt ons je lijst en wij zetten ze erin. Werk je met materiaal uit je voorraad, zet dan ook de artikelen erin. Wat je op de werkbon kiest, wordt meteen afgeboekt van je voorraad.

Plan de werkorder

Klant, adres, taken en materiaal zet je op één scherm. Op het planningsbord sleep je de werkorder naar een ploeg of een onderaannemer. Je medewerker krijgt een melding op zijn gsm. Terugkerende opdrachten, wekelijks, tweewekelijks of maandelijks, maak je één keer aan.

Je ploeg vult in en laat tekenen

Je medewerker opent Afandi in de browser van zijn gsm en zet het op zijn startscherm. Hij vinkt de taken af, neemt foto’s en geeft de uren en het materiaal in. Op het einde tekent de klant op het scherm. De pdf met de handtekening staat op kantoor voor hij terug in de camionette stapt.

Je factureert met één klik

Van een afgewerkte werkorder maak je met één klik een factuur. Uren, materiaal en taken worden overgenomen. Is je klant een Belgisch btw-plichtig bedrijf, dan vertrekt de factuur via Peppol.

6. Meer dan een werkbon

Staat de werkbon eenmaal digitaal, dan hangt de rest eraan vast:

• Een dossier per klant of werf. Offertes, werkbonnen en facturen staan bij elkaar, ook jaren later.
• Onderaannemers. Elke partij ziet alleen haar eigen opdrachten. Jij ziet alles.
• Check-in bij de RSZ. Werk je op werven waar je aanwezigheden moet registreren, dan hangt de check-in aan dezelfde opdracht. Wat er geldt, lees je in Checkinatwork en Check in and out at work.
• Betaald worden. Hoe je facturen opvolgt tot ze betaald zijn, lees je in betalingen opvolgen in de bouw.

Alles over werkbonnen in Afandi vind je op de pagina digitale werkbonnen. Werk je in de bouw of de schoonmaak, bekijk dan ook de pagina voor aannemers of voor schoonmaakbedrijven.

Veelgestelde vragen